BIÊN BẢN PHIÊN HỌP NGÀY 21 THÁNG 6, 2015 - TRẠI HÈ THÂN HỮU 2015
 
Ngày Giờ:    Chủ Nhật 21 tháng 6, năm 2015 lúc 2:00PM-04:00PM
Địa Điểm:     Khu FOREST SHELTER trong Mile Square Park                        
Thành Phần Tham Dự: (19 người)
 
1.    Bưởi - CVA (Nguyễn Địch Hà, Nguyễn Mậu Tùng, Vũ Quốc Phong, Đặng Quỳnh, HT Bùi Đức Uyên)
2.    Gia Long (Nguyễn Bửu Trâm, HT Hoàng Mỹ Hương)
3.    Nguyễn Đình Chiểu / Lê Ngọc Hân (La Kim Oanh, Hoàng Mai Ngô)
4.    Nông Lâm Súc Bảo Lộc (Lisa Cao, HT Thành Ngô)
5.    Pétrus Ký (HT Lâm Mỹ Hoàng Anh)
6.    Pleiku Liên Trường (Nguyễn Thị Mỹ Hường, Phạm Vũ Anh)
7.    Quốc Học Đồng Khánh (Nguyễn Minh Trì, Nguyễn Thị Quỳnh Hoa)
7.    Trưng Vương (Vũ Ngọc Diệp, HT Vương Đỗ Mai Phương)
8.    Võ Trường Toản (HT Trần Bình Chánh) 
**************
 
Mở đầu, Bưởi/CVA (Vũ Quốc Phong) thay mặt BTC giới thiệu thành phần tham dự & tuyên bố lý do buổi họp:
 
--  Lý do Trại Hè Thân Hữu năm nay tổ chức tại khu Forest 
--  Quyết định về tài chánh, chỗ dựng sân khấu, vị trí các lều
--  Bốc thăm vị trí các lều
--  Bốc thăm thứ tự trình diễn văn nghệ
 
Trong buổi họp, các Hội Trưởng và Đại Diện các trường đồng ý quyết định:
 
1) Trại Hè Thân Hữu năm nay tổ chức tại khu Forest (thay vì Trại số 3 như năm ngoái) vì năm nay chỉ có khu Forest cho sử dụng âm thanh và sân khấu như yêu cầu của Trại.
 
2) Như đã quyết định trong phiên họp trước, mỗi Hội sẽ đóng trước $100.
 
Chi phí năm nay có thể nhiều hơn năm ngoái vì phải thuê máy phát điện, license sử dụng âm thanh, ...
 
Một số event năm ngoái có thể phải bỏ (như vẽ mặt cho các em nhỏ, giải thưởng notebook cho sổ số, ...)
 
3) Vị trí sân khấu sẽ là đối diện với shelter (dãy bàn ưu tiên dành cho quí vị Giáo Sư trong khu có mái che).
 
Mỗi Hội tự túc mang theo ghế cá nhân, có thể xếp 2 bên shelter.
 
4) Sẽ gồm 13 lều (12 lều cho 12 Hội/Trường + 1 lều dành cho Y Tế), bao quanh sân khấu.
 
5) Vị trí các lều đựợc bốc thăm như sau:
 
Số Lều              Hội / Trường
 
Lều số 1            Bưởi - CVA
Lều số 2            Trưng Vương
Lều số 3            Phan Thanh Giản / Đoàn thị Điểm
Lều số 4            Gia Long
Lều số 5            Quốc Học Đồng Khánh
Lều số 6            Pleiku Liên Trường
Lều số 7            Lê Văn Duyệt
Lều số 8            Petrus Ký
Lều số 9            Võ Trường Toản
Lều số 10          Nông Lâm Súc Bảo Lộc 
Lều số 11          Nguyễn Đình Chiểu / Lê Ngọc Hân
Lều số 12          Nguyễn Bá Tòng
Lều số 13          Y Tế
 
Sơ đồ tổng quát như sau:
 
 
6) Thứ Tự trình diễn Văn Nghệ được bốc thăm như sau:
 
       Thứ Tự    Hội / Trường
 
        01.             Lê văn Duyệt
        02.             Nông Lâm Súc Bảo Lộc
        03.             Phan Thanh Giản / Đoàn thị Điểm
        04.             Nguyễn Bá Tòng
        05.             Võ Trường Toản
        06.             Gia Long
        07.             Quốc Học Đồng Khánh
        08.             Liên Trường Pleiku
        09.             Petrus Ký
        10.             Nguyễn Đình Chiểu / Lê Ngọc Hân
        11.             Trưng Vương
        12.             Bưởi / Chu Văn An
 
 
7)     Linh Tinh:
        Như năm ngoái:
        -- Theo quy luật của Park, kích thước của lều là 10 ft x 10 ft, mỗi lều tự dựng lấy.
           (Ngoại trừ 2 trường Trưng Vương và Lê Ngọc Hân cần sự giúp đỡ dựng lều)
            Trưởng BTC Bùi Đức Uyên và Trưởng Trại LM Hoàng Anh sẽ có mặt ở đất trại để ghi số vị trí lều lúc 7:00 ngày 26 tháng 7, 2015.
        --  Banner mỗi Hội theo tiêu chuẩn năm ngoái (liên lạc anh Uyên nếu có câu hỏi).
        -- Thức ăn mỗi trường tự lo.
            Hội nào cần in vé (để lấy thức ăn) cho Hội mình, liên lạc anh Uyên.
            Các trường ít người tham dự có thể liên lạc với trường bạn để mua phần ăn chung.
        -- Trại bắt đầu sinh hoạt chung lúc 11:00AM (chào cờ) và bế mạc khoảng 4:00PM.
        -- Mỗi Hội tự nguyện tặng 1 phần quà để xổ số.
        -- BTC và các anh chị đồng ý sẽ không có buổi họp nào khác trong thời gian từ đây đến ngày gặp nhau ở Trại.
           Các Trưởng Ban liên lạc để họp riêng trong Ban của mình.
 
Mong các anh chị bổ túc giùm các thiếu sót và tha thứ cho sự chậm trễ trong việc gửi ra biên bản nầy, thành thật cám ơn.
 
Cám ơn chi Diệp đã cho thưởng thức các món bánh và trái cây quá ngon trong buổi họp nầy :-)
 
Thân Kính,
Thư Ký
 
GL hmhuong